「システム運用をアウトソーシングしたいけれど、本当に業務が効率化するのだろうか」「コスト削減になると言うけれど、逆に高くつくことはないだろうか」といった不安を抱えている方もいるのではないでしょうか。

システム運用を内製化するには多大なリソースが必要ですが、システム運用のアウトソーシングを活用すれば業務効率化やコスト削減が実現できる可能性があります。

本記事では、システム運用アウトソーシングのメリット・デメリットや会社選びのポイントについて詳しく解説します。

システム運用アウトソーシングとは

システム運用アウトソーシングとは、企業が自社のITシステムの運用業務を外部の専門業者に委託することです。自社のリソースをコア業務に集中させることができ、業務効率の向上とコスト削減を実現できます。急速に進化するIT技術に対応するための専門知識や人材を確保するのは容易ではないため、アウトソーシングは非常に有効な手段と言えるでしょう。

システム運用アウトソーシングでは、日常的なシステムの監視やメンテナンス、障害対応、セキュリティの管理など多岐にわたる業務を委託できます。これらの業務は高度な専門知識を必要とするため、自社ですべてを対応するのは負担が大きいかもしれません。

アウトソーシングを活用することで、専門業者のノウハウを活かし、最新の技術を迅速に導入することが可能です。

ITシステム運用の業務内容と負担増大の実態

ITシステム運用の業務は、システムの監視、障害対応、バックアップ、セキュリティ対策、バージョンアップ、ユーザーサポートなど、多岐にわたります。企業のITシステムが複雑化する中、運用に必要なスキルや知識も高度化しているため、社内での対応が難しくなるケースが増えてきました。

また、IT人材不足が深刻化している現代では、ITシステムを適切に運用できる人材を確保することが困難です。特に中小企業では、限られたリソースで運用を維持するのは一層の負担となっています。

上記のような背景から、システム運用をアウトソーシングする企業が増えているわけです。アウトソーシングを活用することで、専門的な知識を持つ外部のプロに業務を任せることができ、社内リソースをコア業務に集中させることができます。

フルアウトソーシングと部分アウトソーシングの違い

システム運用アウトソーシングには、ITシステムの運用を完全に外部に委託する「フルアウトソーシング」と一部の業務のみを委託する「部分アウトソーシング」があります。

フルアウトソーシングと部分アウトソーシングの違いは、委託範囲の広さにあります。フルアウトソーシングは、システム運用全般を外部の専門業者に一括して任せる方法です。一方、部分アウトソーシングでは、特定の業務やプロセスだけを外部に委託します。たとえば、システムの監視業務やバックアップ作業だけを専門業者に任せるといった形が一般的です。

フルアウトソーシングは、ITリソースが限られている企業やIT戦略を一新したい企業に向いています。全体的な業務効率化やコスト削減が期待できるため、経営資源を他の重要な事業に集中させることが可能です。

一方、部分アウトソーシングは、特定の業務に専門性が求められる場合や既存のIT体制を大きく変えたくない企業に適しています。必要な部分だけを外部に委託するため、コストを抑えつつ専門性を活かせるわけです。

人材派遣との違い

人材派遣は必要なスキルを持つ人材を派遣してもらい、派遣先の指示のもとで業務を行う契約形態です。派遣社員に対して直接指示することができますが、派遣社員の行動に対して派遣先が責任を負う必要があります。

一方、システム運用のアウトソーシングは、システム運用業務の全部または一部を外部の専門会社に委託する契約形態です。アウトソーシングでは、運用の効率化や専門性の高い技術力を活用することで、システムの安定稼働を目指します。

アウトソーシング先はシステム全体の管理や改善提案を行い、自社のIT部門と密接に連携しながら業務を進めます。つまり、単に人材を派遣してもらうのではなく、運用のプロセス全体を委ねることができるわけです。

システム運用をアウトソーシングするメリット

システム運用をアウトソーシングするメリットは以下の4つです。

・コア業務へのリソース集中

・専門エンジニアの最新ノウハウによるシステム安定化

・業務の属人化解消

・トータルでのシステム運用コスト削減

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

コア業務へのリソース集中

システム運用をアウトソーシングする1つ目のメリットは、コア業務へのリソース集中です。

多くの企業が抱える課題として、ITシステム運用に多くのリソースが割かれ、本来のビジネスに注力できないという問題があります。アウトソーシングを活用することで、日々のシステム管理やトラブル対応から解放され、経営資源をコア業務に集中させることが可能です。

また、専門のアウトソーシング企業は最新の技術やノウハウを持っているため、システムの安定稼働を効果的にサポートしてくれます。社内のIT部門は新しいプロジェクトや戦略的な業務にリソースを振り向けることができ、企業全体の競争力向上につながるでしょう。

専門エンジニアの最新ノウハウによるシステム安定化

システム運用をアウトソーシングする2つ目のメリットは、専門エンジニアの最新ノウハウによるシステム安定化です。

システム運用においては技術の進化が常に続いており、最新の知識や技術を持つ専門家が関与することで、運用の質が向上します。アウトソーシング会社のエンジニアは日々変化する技術トレンドを熟知しているため、システムのパフォーマンスや信頼性を高めることが可能です。

 

システムのトラブルが発生した際にも、過去の経験や知識を活かして、問題の根本原因を迅速に特定し、問題を解消します。また、定期的なシステムの見直しや改善提案により、潜在的な問題を未然に防ぐことも可能です。

業務の属人化解消

システム運用をアウトソーシングする3つ目のメリットは、業務の属人化解消です。

属人化とは、特定の個人に業務が依存してしまい、その人がいないと業務が進まなくなる状態を指します。属人化により、システム運用の効率が低下し、リスクが高まることがあります。一方、アウトソーシングを活用すれば、業務を標準化することができ、特定のエンジニアに依存しない仕組みを構築することが可能です。

また、属人化が解消されることで、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が向上し、競争力が強化されます。さらに、業務が標準化されることで、新しいメンバーの教育や引き継ぎもスムーズに行えるようになるでしょう。

トータルでのシステム運用コスト削減

システム運用をアウトソーシングする4つ目のメリットは、トータルでのシステム運用コスト削減です。

自社で専門的な人材を雇用し、教育し続けるのは費用がかかりますが、外部の専門家に業務を委託することで、必要な時に必要なだけのリソースを利用でき、無駄なコストを削減できます。また、アウトソーシングを活用することで、固定費である人件費を変動費に変えることが可能です。

さらに、専門のアウトソーシング会社は複数の企業のシステムを運用しているため、スケールメリットを活かして効率的に運用を行うことができ、自社でシステムを運用するよりもコストを抑えることができます。

導入前に知っておくべきシステム運用をアウトソーシングするデメリット

システム運用をアウトソーシングするデメリットは以下の3つです。

・自社に運用ノウハウが蓄積されにくい

・情報漏えいや不正リスクがある

・ベンダーロックインの恐れがある

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

自社に運用ノウハウが蓄積されにくい

システム運用をアウトソーシングする1つ目のデメリットは、自社に運用ノウハウが蓄積されにくいことです。

アウトソーシングを行うことで、専門的な知識や技術を持つ外部のエンジニアにシステム運用を任せることができます。しかし、その一方で、自社従業員は日々のシステム運用業務に直接関与しないため、社内にノウハウが蓄積される機会が減少します。

この問題を解決するためには、アウトソーシング先との密接なコミュニケーションが欠かせません。定期的な報告会やレビューを行い、外部の知識を社内にフィードバックする体制を整えることができます。また、アウトソーシングを行う際には、契約内容にノウハウの共有を盛り込むことも重要です。

外部から得た知識を社内に蓄積する仕組みを構築することで、デメリットを最小限に抑えることができます。

情報漏えいや不正リスクがある

システム運用をアウトソーシングする2つ目のデメリットは、情報漏えいや不正リスクがあることです。

アウトソーシングではシステム運用を外部の専門企業に委託するため、情報の管理が自社の手を離れ、重要なデータが外部に流出する危険性が高まります。

個人情報や機密情報を扱う企業にとって、情報漏えいは大きな問題です。外部委託先のセキュリティ体制が不十分な場合、情報が外部に流出し、企業の信用を損なう可能性があります。また、委託先の従業員による不正アクセスや情報の不正利用も見逃せないリスクです。

情報漏えいや不正リスクを軽減するためには、アウトソーシング先を選定する際に、情報セキュリティ体制がしっかりと整備されているかを確認することが欠かせません。ISO27001などの情報セキュリティ認証を取得しているか、データの取り扱いに関する明確なポリシーがあるかを確認しましょう。また、定期的なセキュリティ監査を実施したり秘密保持契約（NDA）を締結したりすることも効果的です。

ベンダーロックインの恐れがある

システム運用をアウトソーシングする3つ目のデメリットは、ベンダーロックインの恐れがあることです。

ベンダーロックインとは、一度特定のベンダーにシステム運用を委託すると、そのベンダーから離れるのが難しくなる状態を指します。ベンダーが提供する独自の技術やサービスに依存することで、他のベンダーに乗り換える際に高いコストや手間がかかるためです。

ベンダーロックインが発生する背景には、ベンダーの技術やサービスが他社と互換性がないことが多い点が挙げられます。たとえば、特定のソフトウェアやハードウェアに依存した運用を行うと、それに合わせた専門的な知識や技術が必要になります。その結果、他のベンダーに切り替える際には、新たなシステムの導入やスタッフの再教育などが必要となり、コストや時間がかかるわけです。

ベンダーロックインの解決策としては、契約時に将来的な移行の自由度を確保することが考えられます。契約内容に乗り換えの際のサポートを含めることやオープンな技術を採用することを求めると良いでしょう。

失敗しないシステム運用アウトソーシング会社選びのポイント

システム運用アウトソーシング会社選びのポイントは以下の4つです。

・自社の課題に適したサービスを提供しているか

・情報セキュリティ体制の有無

・導入後も継続的な業務改善を提案してくれるパートナーなのか

・十分な費用対効果が得られるか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

自社の課題に適したサービスを提供しているか

システム運用アウトソーシング会社選びの1つ目のポイントは、自社の課題に適したサービスを提供しているかです。

システム運用アウトソーシング会社を選ぶ際には、アウトソーシングを検討する理由を明確にし、自社が直面している具体的な課題を洗い出しましょう。たとえば、「システムの運用コストを削減したい」「専門的な技術を持つ人材が不足している」といった課題に対して、どのようなサービスが提供されているかを確認することが重要です。

次に、提供されるサービスの範囲をしっかりと確認します。フルアウトソーシングと部分的なアウトソーシングでは対応範囲が異なるため、自社のニーズに合った選択が重要です。また、契約内容についても詳細に確認し、サービスレベルアグリーメント（SLA）などの保証内容や対応可能な時間帯、緊急時の対応策などを把握しておくようにしましょう。

さらに、契約期間や更新条件、解約時の条件についても注意が必要です。確認を怠ると後々のトラブルにつながる可能性があるため、慎重に進めることが求められます。

情報セキュリティ体制の有無

システム運用アウトソーシング会社選びの2つ目のポイントは、情報セキュリティ体制の有無です。

情報セキュリティ体制とは、データの漏えいや不正アクセスを防ぐための仕組みや対策のことを指します。アウトソーシング先の企業の情報セキュリティ体制が十分でなければ、データの漏えいや不正アクセスなどのリスクが発生する恐れがあります。

アウトソーシング会社を選定する際には、アウトソーシング先が国際的なセキュリティ基準を満たしているか確認しましょう。たとえば、ISO27001やSOC2といった認証を取得している企業であれば、一定のセキュリティ水準をクリアしていると考えられます。

また、データの取り扱い方針や不正アクセス時の対応策、定期的なセキュリティ監査の実施について、詳しく聞いておくことも重要です。

導入後も継続的な業務改善を提案してくれるパートナーなのか

システム運用アウトソーシング会社選びの3つ目のポイントは、導入後も継続的な業務改善を提案してくれるパートナーなのかです。

システム環境や業務プロセスは常に変化しており、柔軟に対応できる企業でなければ、長期的な効果を得ることはできません。アウトソーシング会社を選定する際には、過去の実績や改善事例などから改善提案力を確認することが重要です。

また、最新技術の導入やプロセスの見直しなど、業務改善の提案が具体的で実行可能なものであるかどうかも確認しておきましょう。さらに、定期的なミーティングを通じて、業務の進捗や改善点を共有し、双方向のコミュニケーションを図ることも欠かせません。

十分な費用対効果が得られるか

システム運用アウトソーシング会社選びの4つ目のポイントは、十分な費用対効果が得られるかです。

アウトソーシングによって得られる成果には、業務効率の向上や人件費の削減、システムの安定性向上などがあります。費用対効果を判断する際には、アウトソーシングにかかるコストとシステム運用を内製する際にかかる費用を比較することが重要です。

費用対効果を最大化するためには、アウトソーシングの目的や期待する成果を明確にし、それに基づいて適切なパートナーを選ぶ必要があります。

費用対効果が見合わないと判断した場合には、フルアウトソーシングだけでなく部分アウトソーシングも検討してみましょう。

まとめ

今回は、システム運用アウトソーシングのメリット・デメリットや会社選びのポイントについて解説しました。

システム運用のアウトソーシングとは、専門知識を持つ外部企業の力を活用することで、自社のリソースをより効率的に運用する方法です。自社のスタッフがコア業務に集中でき、全体の業務効率が向上します。

本記事で解説したシステム運用アウトソーシングのメリット・デメリットを参考に、アウトソーシングの導入を検討してみましょう。