「システム運用代行を利用したいけど、どのサービスが自社に最適なのか分からない」「外注費用が高額になりすぎないか心配」と、不安に感じている方もいるのではないでしょうか。

システム運用代行サービスを活用することで業務の効率化や専門知識の活用が期待できますが、選び方を間違えると費用対効果が低下する恐れもあります。

本記事では、システム運用代行サービスの費用相場と失敗しない選び方について詳しく解説します。

システム運用代行とは

システム運用代行とは、企業が自社のITシステムの運用や管理を外部の専門企業に委託することです。

システム運用代行を利用することにより、企業はIT業務の負担を軽減でき、本来のビジネスに集中できる環境を整えることができます。中小企業やITリソースが限られている企業にとって、システム運用代行は効率的な運用体制を構築するための重要な手段と言えるでしょう。

システム運用代行を利用するメリットとして、専門的な知識や経験を持つプロフェッショナルによるサポートが受けられる点が挙げられます。システムの安定性やセキュリティを向上させることができ、トラブル発生時にも迅速に対応することが可能です。また、内部リソースをコア業務に割り当てることができ、全体の業務効率が向上します。

システム運用代行サービスで委託できる主な業務

システム運用代行では、企業が日常的に行うITシステムの管理や運用を外部の専門業者に委託することができます。委託できる主な項目には、サーバーやネットワークの監視、バックアップの管理、セキュリティ対策、障害対応などがあります。

サーバーやネットワークの監視は、システムの稼働状況を常にチェックし、異常が発生した際には迅速に対応する業務です。バックアップの管理では、データの定期的な保存を行い、万が一のデータ損失に備えます。セキュリティ対策は、ウイルスや不正アクセスからシステムを守るための施策を講じます。

それぞれの業務について詳しく解説します。

サーバーやネットワークの監視

サーバーやネットワークの監視では、24時間365日、システムの安定稼働を確保できます。監視業務の目的は、サーバーやネットワークの状態を常にチェックし、異常をいち早く発見することです。

サーバーやネットワークの監視には、一般的に専用の監視ツールを用います。監視ツールはCPU使用率やメモリの消費量、ネットワークのトラフィック量などをリアルタイムで監視し、設定された閾値を超えた場合にアラートを発します。

また、監視業務には、異常が発生した際の初動対応も含まれます。

障害対応

障害対応とは、システムやネットワークに発生した問題を迅速に解決し、サービスの継続的な運用を確保することを指します。

障害対応の具体的な業務としては、障害発生時の原因特定や迅速な復旧作業などが挙げられます。障害対応により、同様の問題が再度発生することを防ぎ、システムの安定稼働を実現します。

障害対応には迅速な対応が求められるため、対応が遅れると業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。このため、システム運用代行を選ぶ際には、緊急時の対応スピードや監視サポート体制がしっかりしているかを確認することが重要です。

定期メンテナンス

ソフトウェアの更新やパッチの適用、ハードウェアの点検などを定期的に実施することで、システムのパフォーマンスを最適化し、長期的な運用コストの削減につながります。

定期メンテナンスは問題の早期発見にもつながるため、安心してシステムを運用することが可能です。セキュリティの観点からも、最新の脅威に対応するためのアップデートは欠かせません。

バックアップ管理

データの消失やシステム障害が発生した際に迅速に復旧するためには、バックアップの準備が必要です。

バックアップ管理とは、定期的にシステムやデータのコピーを作成し、安全に保管するプロセスを指します。バックアップ管理により、万が一の障害時にも迅速にシステムを復旧でき、業務を継続することが可能です。バックアップの頻度や保存期間は、企業の業務内容やデータの重要度に応じて設定されます。

また、クラウド環境におけるバックアップ管理も重要です。クラウドサービスを利用することで、物理的な障害からデータを守ることができ、災害時にも迅速に復旧することができます。

セキュリティ対策

セキュリティ対策では、ウイルスやマルウェア、ハッキングなどの攻撃からシステムやデータを保護するための措置を講じます。外部からの脅威は日々進化しており、最新の情報と技術が求められるため、専門家に委託することで安心感が得られるでしょう。

セキュリティ対策には、ファイアウォールの設定や侵入検知システムの導入、定期的なセキュリティ診断などがあります。また、社員が使用するパソコンやスマートフォンのセキュリティポリシーの策定やパスワード管理の強化も重要です。

社内ヘルプデスク

社内ヘルプデスクの目的は、社員からのIT関連の問い合わせやトラブルに対する迅速な対応を通じて、業務の円滑な進行をサポートすることです。たとえば、パソコンの設定に関する質問やソフトウェアの使用方法に関する問い合わせなど、日常的な社員の不安を解消し、問題を迅速に解決することができます。

社内ヘルプデスクの役割は、単なるトラブルシューティングにとどまりません。社員のITリテラシーを向上させるための教育やシステムの利用状況の分析による改善提案も行います。さらに、ヘルプデスクが対応することで、情シス部門の負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えることが可能です。

クラウド管理

クラウド環境はオンプレミス（自社でサーバーを保有する形態）と比較して柔軟性が高く、コスト削減やスケーラビリティ（拡張性）に優れています。しかし、専門的な知識と継続的な管理が必要なため、自社で管理するのは難しいと感じる方も多いでしょう。

クラウド管理の目的は、クラウドインフラの最適化と安定した運用を実現することです。具体的には、クラウド環境の設定やリソースの最適化、コスト管理、セキュリティ対策、パフォーマンスの監視、バックアップの実施などを行います。クラウド管理には専門的な知識と経験が求められるため、システム運用代行サービスに委託することで安心して運用を任せることが可能です。

環境構築

環境構築とは、システムが円滑に稼働するために必要なハードウェアやソフトウェア、ネットワークなどを適切に設定し、整備する作業を指します。新しいシステムを導入する際や既存のシステムをアップグレードする際には、環境構築が欠かせません。

環境構築を代行会社に委託することで、専門知識を持ったプロフェッショナルが担当し、最適な環境を迅速に構築します。代行会社は最新の技術動向を把握しており、企業のニーズに合わせた環境を提案・構築することが可能です。

システム運用代行の費用と相場

システム運用代行の費用は、サービスの内容や企業の規模、業務の複雑さによって異なります。初期費用には導入時の設定やコンサルティング費用が含まれ、月額費用には日々の運用保守やサポートが含まれることが一般的です。

初期費用・導入サポート費用の目安

システム運用代行を導入する際の初期費用は、企業の規模やシステムの複雑さによって異なりますが、一般的には数十万円から百万円程度が目安です。初期費用には、システムの現状分析や要件定義、導入計画の策定、初期設定にかかる費用が含まれます。小規模なシステムであれば比較的低い金額の場合もありますが、大規模なシステムや複雑な要件を持つ場合、費用はさらに高くなる可能性があります。

導入サポート費用は初期費用とは別に設定されることが多く、サポート内容に応じて数万円から数十万円程度が一般的です。サポート内容には、システムの設定や運用開始までのサポート、スタッフへのトレーニングが含まれます。

月額の運用保守にかかる費用相場

システム運用代行の月額費用は、依頼する業務内容や規模、会社の専門性によって異なりますが、一般的には10万円から50万円程度が相場です。小規模なシステムの保守運用であれば、10万円から20万円程度で依頼できることが多いでしょう。一方、大規模なシステムや複雑なネットワークを管理する場合は、高額な費用がかかることもあります。

月額費用には、システムの監視や障害対応、定期的なメンテナンスなどの基本的な業務が含まれます。24時間365日の監視体制やシステムのアップデート、セキュリティ対策、バックアップの実施など、オプションサービスを追加すると、追加費用が発生することがあります。

システム運用代行サービスを導入するメリット

システム運用代行サービスを導入するメリットは以下の3つです。

・情シス部門の業務負担を大幅に軽減できる

・業務の属人化を防ぎ運用体制を標準化できる

・新規エンジニアの採用・教育コストを削減できる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

情シス部門の業務負担を大幅に軽減できる

システム運用代行サービスを導入する1つ目のメリットは、情シス部門の業務負担を大幅に軽減できることです。

情シス部門は、日々のシステム管理やトラブル対応、ユーザーサポートなど、多岐にわたる業務を抱えています。システム運用代行を利用することで、こうした日常業務を外部に委託でき、新しい技術の導入やシステムの改善といった、付加価値の高い業務に時間を割くことが可能です。また、24時間365日の監視体制を持つ代行サービスを利用すれば、夜間や休日でも安心して業務を任せることができます。

情シス部門のスタッフは業務の過重負担から解放され、職場環境の改善や業務効率化が期待できるでしょう。

業務の属人化を防ぎ運用体制を標準化できる

システム運用代行サービスを導入する2つ目のメリットは、業務の属人化を防ぎ運用体制を標準化できることです。

属人化とは、特定の個人に業務が偏ってしまう状態を指し、属人化が進むとその人がいないと業務が滞るリスクがあります。

システム運用代行を利用することで業務プロセスや手順を明確化し、誰でも同じ品質で業務を行えるように標準化することができるため、属人化を解消することが可能です。

また、標準化された運用体制により、新たに加わったメンバーもスムーズに業務を引き継ぐことができるため、組織全体の業務効率を高めることができます。

新規エンジニアの採用・教育コストを削減できる

システム運用代行サービスを導入する3つ目のメリットは、新規エンジニアの採用・教育コストを削減できることです。

自社でシステムを運用する場合、エンジニアの採用に時間と費用がかかり、適切な人材を見つけるのは容易ではありません。さらに、新人エンジニアを教育するためには、トレーニングプログラムの設計や実施、進捗管理など多くのリソースが必要です。

一方、システム運用代行サービスを利用すれば、経験豊富なプロフェッショナルが業務を担当するため、採用や教育にかかる時間とコストを削減できます。

失敗しないシステム運用代行会社の選び方

失敗しないシステム運用代行会社選びのポイントは以下の3つです。

・自社の課題を解決できるサービス内容か

・特定のシステムに対する専門性と過去の実績

・緊急時の対応スピードと監視サポート体制

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

自社の課題を解決できるサービス内容なのか

システム運用代行会社選びの1つ目のポイントは、自社の課題を解決できるサービス内容なのかです。

自社のニーズに合致しているシステム運用代行会社を選ぶことで、無駄な出費を削減することができます。たとえば、システムの安定稼働が課題であれば、24時間365日の監視体制や迅速な障害対応が可能なサービスが必要です。逆に、コスト削減が目的であれば、予算に応じた柔軟なプランを提供しているかを確認しましょう。

自社の課題を解決できるサービス内容なのかを判断するためには、自社の課題を明確にすることが重要です。次に、候補となる代行会社のサービス内容を比較し、自社の課題にどの程度対応できるのかを検討します。

ここで注意したいのは、単に価格や知名度だけで選ばないことです。実際のサービス内容やサポート体制、過去の実績などから総合的に評価するようにしましょう。

特定のシステムに対する専門性と過去の実績

システム運用代行会社選びの2つ目のポイントは、特定のシステムに対する専門性と過去の実績です。

特定のシステムに対する専門性が高い会社は、そのシステムの特有の問題や課題に迅速かつ的確に対応できます。たとえば、特定のERPシステムやクラウドサービスに特化している会社は、その分野での豊富な知識と経験を持っているため、安心して任せることが可能です。

システム運用代行会社の専門性は、どのような企業やプロジェクトで成功を収めてきたのかで判断することができます。同業種での実績が豊富な会社なら、業界特有のニーズや課題にも精通している可能性が高いです。システム運用代行会社の実績を確認する際には、具体的な事例や導入後の効果を尋ねるようにしましょう。

緊急時の対応スピードと監視サポート体制

システム運用代行会社選びの3つ目のポイントは、緊急時の対応スピードと監視サポート体制です。

 

企業のシステムがダウンした場合、業務の遅延や顧客への影響を引き起こす可能性があるため、迅速な対応が求められます。システムを迅速に復旧させるためには、24時間365日体制での監視やトラブルシューティングが可能な代行会社を選ぶことが重要です。緊急時にどれくらいの時間で対応可能か、具体的な数値を確認しましょう。

システム運用代行の導入から運用開始までの流れ

システム運用代行の導入から運用開始までの流れは以下の通りです。

 1. 課題のヒアリングと要件定義

 2. 運用設計書の作成と既存業務の引継ぎ

 3. 試験運用および本番稼働のスタート

それぞれの流れについて詳しく解説します。

1. 課題のヒアリングと要件定義

システム運用代行を導入する際には、初めに現在抱えている課題のヒアリングと要件定義が必要です。システム運用の現状を正確に分析し、課題を把握することで、システム運用代行で必要な機能を明確にすることができます。

課題のヒアリングでは、現在の運用体制や問題点、改善したいポイントを詳しく聞き取ります。要件定義では、ヒアリングで得た情報をもとに、具体的な運用目標を設定します。要件定義をしっかりと行うことで、後々の運用フェーズでのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

2. 運用設計書の作成と既存業務の引継ぎ

運用設計書はシステム運用の具体的な手順やルールを文書化したもので、運用設計書を基にシステム運用が行われます。運用設計書を作成することで運用プロセスが明確になり、誰が担当しても同じ品質で運用できるようになるわけです。

また、現在のシステム運用担当者から新しい代行サービス業者へ、業務内容やシステムの特性、過去のトラブル事例などを詳細に伝える必要があります。引継ぎの際には、詳細なマニュアルやドキュメントを用意し、口頭での説明も行うと効果的です。

3. 試験運用および本番稼働のスタート

試験運用では、設定された運用条件下での動作確認や障害発生時の対応策のテストなど、システムが期待通りに動作するかを確認します。試験運用が完了し、問題が解決されたら、本番稼働に移行します。

試験運用と本番稼働をスムーズに進めるためには、事前の計画と準備が不可欠です。試験運用で得たデータをもとに運用体制を最適化し、万全の状態で本番稼働を迎えることが成功の鍵となります。

まとめ

今回は、システム運用代行サービスの費用相場と失敗しない選び方について解説しました。
システム運用代行サービスを選ぶ際には、コストだけでなく、サービスの質や信頼性も重視する必要があります。

本記事で解説したシステム運用代行サービスの選び方を参考に信頼できるパートナーを見つけ、安心して業務を任せてみてはいかがでしょうか。