インベントリ管理は、企業が保有するIT資産に関する情報を一元的に収集し、可視化するプロセスです。

本記事では、インベントリ管理の概要や導入するメリット、課題、ツールの選び方について詳しく解説します。

インベントリ管理とは

インベントリ管理とは、企業が保有するハードウェアやソフトウェアなどのIT資産に関する情報が一覧表示された目録（インベントリ）を作成し、可視化するプロセスを指します。

IT資産の増加や働き方の多様化が進む現代において、インベントリ管理は企業の効率的な運営に欠かせない要素です。

たとえば、ライセンスの過剰購入や未使用のソフトウェアを把握することでコスト削減につながり、資産の利用状況を正確に把握することでセキュリティリスクを低減し、コンプライアンスを遵守することができます。

そもそもインベントリとは

インベントリは一般的に「在庫」や「目録」を指しますが、IT分野においては、パソコンやサーバー、ネットワーク機器、インストールされているアプリケーションなど、企業や組織が保有するIT資産の一覧を意味します。

インベントリ収集とは

インベントリ収集とは、パソコンやサーバーといったハードウェア、OSやアプリケーションなどのソフトウェアといった、企業が保有するIT資産の情報を集め、一覧表にする作業です。
インベントリ収集によって、どのような資産がどこにあるのか、どのように使われているのかを正確に把握することができます。

インベントリ収集の方法としては、ツールの導入が一般的です。手作業での収集も可能ですが、大規模な企業では手作業による収集には限界があるため、専用のツールを使用することで効率化が図れます。

インベントリ管理が必要な理由

企業が多数のパソコンやサーバーを保有している場合、それぞれの機器にインストールされているソフトウェアのライセンス状況を把握することは容易ではありません。インベントリ管理が不十分だと、資産の無駄遣いやセキュリティリスクが増大するかもしれません。

たとえば、ライセンスの過剰購入や未使用のソフトウェアが放置されると、無駄なコストが発生します。また、シャドーITと呼ばれる、管理外のIT資産が利用されることで情報漏えいが発生し、企業の信頼性が損なわれることもあるでしょう。

インベントリ管理を適切に行うことで、これらの問題を未然に防ぐことができます。

インベントリ管理の対象となる情報

インベントリ管理の対象となる情報は以下の5つです。

• 　・パソコンやサーバーなどのハードウェア情報
• 　・OSやアプリなどのソフトウェア情報
• 　・アップデート・パッチ情報
• 　・ソフトウェアライセンスの利用状況
• 　・操作ログやアクセスログなどのログ情報

それぞれの情報について詳しく解説します。

パソコンやサーバーなどのハードウェア情報

インベントリ管理の対象となる主なハードウェア情報は以下の通りです。

• 　・メーカー・モデル
• 　・シリアルナンバー
• 　・CPU
• 　・メモリ
• 　・ストレージ容量

これらの情報を正確に把握することで、将来的な設備投資の計画や故障時の迅速な対応に活用することができます。

OSやアプリなどのソフトウェア情報

ハードウェアにインストールされているOSのバージョンや使用中のアプリの種類・数といったソフトウェア情報を正確に把握することで、ライセンスが適切に更新されているか、古いバージョンのソフトウェアを使用し続けていないかを確認しやすくなります。

ソフトウェア情報の管理が不十分だと、セキュリティホールが生まれやすくなり、外部からの攻撃に対する脆弱性が増加するかもしれません。また、不要なソフトウェアを放置することで、無駄なライセンス費用が発生することもあります。

アップデート・パッチ情報

アップデートやパッチは、新たな機能を追加するだけでなく、ソフトウェアの不具合を修正し、セキュリティホールを塞ぐ役割も果たします。アップデート・パッチ情報を適切に管理することで、システムの安定性とセキュリティを確保することが可能です。

アップデートやパッチの適用はシステム全体へ影響を与える可能性があるため、適用のタイミングや影響範囲を事前に確認し、計画的に進めることで、予期せぬトラブルを未然に防ぐことができます。

ソフトウェアライセンスの利用状況

ライセンスとは、ソフトウェアを正当に使用するための権利です。ソフトウェアを使用する際にはライセンスを取得・更新する必要があり、これを怠ると法的なリスクを伴う可能性があります。

どのデバイスでどのソフトウェアが使用されているかを確認することで、無駄なライセンス費用を削減することが可能です。

操作ログやアクセスログなどのログ情報

システムやネットワーク上でのユーザーの操作履歴やアクセス状況が記録されたログ情報は、セキュリティの強化や問題の早期発見に役立ちます。
誰がいつどのファイルにアクセスしたのか、どのような操作を行ったのかを把握することで、不正アクセスや情報漏洩を防止することが可能です。

また、システム障害が発生した際には、ログを確認することで原因の特定が迅速に行えるため、復旧作業を効率的に進めることができます。さらに、これらのログを定期的に分析することで、システムの利用状況やパフォーマンスを把握し、運用の最適化に役立てることができるでしょう。

インベントリ管理を導入するメリット

インベントリ管理を導入するメリットは以下の4つです。

• 　・無駄なライセンス費用を削減しコストを最適化できる
• 　・シャドーITを防止できる
• 　・コンプライアンス遵守に貢献する
• 　・IT資産の運用効率が向上する

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

無駄なライセンス費用を削減しコストを最適化できる

インベントリ管理を導入する1つ目のメリットは、無駄なライセンス費用を削減しコストを最適化できることです。

ソフトウェアライセンスの管理が不十分だと、実際には使用されていないライセンスに対しても費用を支払っている場合があります。

どのライセンスが実際に使用されているかを正確に把握することで、不要なライセンスを特定し、更新や購入を見直すことが可能です。また、ライセンスの利用状況をリアルタイムで監視することで、ライセンスの過剰購入を防ぎ、最適な数で運用することができます。

シャドーITを防止できる

インベントリ管理を導入する2つ目のメリットは、シャドーITを防止できることです。

シャドーITとは、企業が許可していないIT機器やソフトウェアを社員が独自に導入し、利用することを指します。シャドーITはセキュリティ上のリスクを増大させる可能性があるため、企業にとっては大きな課題です。

社内で使用されている全てのIT資産を把握することで、シャドーITを早期に発見し、適切な対策を講じることができます。

コンプライアンス遵守に貢献する

インベントリ管理を導入する3つ目のメリットは、コンプライアンス遵守に貢献することです。

ソフトウェアライセンスの管理を徹底することで、違法コピーされたソフトウェアの使用やライセンス違反を未然に防ぐことができます。また、インベントリ管理は情報の透明性を高め、監査に対しても迅速に対応できる体制を整える助けとなるでしょう。

IT資産の運用効率が向上する

インベントリ管理を導入する4つ目のメリットは、IT資産の運用効率が向上することです。

インベントリ管理を導入することでIT資産の全体像を把握することが容易になり、どの資産がどのように利用されているかをリアルタイムで確認できます。IT資産の無駄遣いや重複を避け、リソースを適切に配分することができるでしょう。

また、手作業で行っていた管理業務が自動化されることで、定期的な資産の棚卸し作業を効率化でき、管理にかかる時間と労力を大幅に削減できるため、担当者の負担も軽減されます。

インベントリ管理の課題

インベントリ管理の課題は以下の3つです。

• 　・手作業による管理には限界がある
• 　・テレワーク環境下でのIT資産把握が難しい
• 　・部門間で情報が分断されてしまう

それぞれの課題について詳しく解説します。

手作業による管理には限界がある

インベントリ管理の1つ目の課題は、手作業による管理には限界があることです。

多くのIT資産を手作業で管理すると、情報の更新が遅れがちで、正確性を保つのが難しくなります。たとえば、新しいソフトウェアのインストールやハードウェアの入れ替えが行われた際、手動で情報を更新するのは手間がかかり、ミスの原因となることが多いです。

このような状況では情報の抜け漏れや重複が発生しやすくなり、全体の管理精度が低下してしまいます。

テレワーク環境下でのIT資産把握が難しい

インベントリ管理の2つ目の課題は、テレワーク環境下でのIT資産把握が難しいことです。

テレワーク環境下では従業員が自宅や異なる場所から業務を行うため、インベントリ管理が適切に行われていないと、企業が所有するハードウェアやソフトウェアの状態を正確に把握できないこともあるでしょう。テレワーク環境では、ネットワークを介してIT資産の情報を収集し、中央で一元管理する仕組みが必要です。

部門間で情報が分断されてしまう

インベントリ管理の3つ目の課題は、部門間で情報が分断されてしまうことです。

各部門が独自に情報を管理すると、企業全体としての情報の正確性が損なわれる可能性があります。たとえば、IT部門が管理するハードウェア情報と、経理部門が管理するハードウェア情報が一致しない場合があるわけです。

インベントリ管理を行う際に押さえておきたい注意点

インベントリ管理を行う際に押さえておきたい注意点は以下の3つです。

• 　・管理対象の範囲と運用ルールを明確にする
• 　・情報を常に最新の状態に保つ仕組みづくり
• 　・段階的に導入する

それぞれの注意点について詳しく解説します。

管理対象の範囲と運用ルールを明確にする

インベントリ管理の1つ目の注意点は、管理対象の範囲と運用ルールを明確にすることです。

インベントリ管理の対象範囲が曖昧だと、管理が煩雑になり、効率的な運用が難しくなります。パソコンやサーバー、ソフトウェアライセンスなど、どの資産を管理するべきかを明確にすることが重要です。

また、管理方法や頻度、担当者の役割など、具体的な手順を決めておくと、運用がスムーズに進み、情報の更新漏れや担当者間の混乱を防ぐことができます。さらに、運用ルールを定期的に見直し、必要に応じて改訂することで、テクノロジーの進化や業務内容の変化に柔軟に対応することが可能です。

情報を常に最新の状態に保つ仕組みづくり

インベントリ管理の2つ目の注意点は、情報を常に最新の状態に保つ仕組みづくりです。

古い情報に基づいて意思決定を行うと、無駄なコストが発生したり、セキュリティリスクが増大したりする可能性があります。情報を常に最新の状態に保つには、ソフトウェアのバージョンやライセンス情報を自動的に取得し、データベースに反映する自動化ツールの導入が効果的です。

また、情報を一元管理できるプラットフォームを活用することで、情報の正確性を保ち、担当者間での情報共有をスムーズにすることができます。

段階的に導入する

インベントリ管理の3つ目の注意点は、段階的に導入することです。

インベントリ管理を段階的に導入することで、突然のシステム変更による混乱を最小限に抑えることができます。小規模な範囲で試験的に管理を開始し、その運用結果をもとに改善点を洗い出した後、順次範囲を拡大していくことで、問題点を早期に発見し、適切な対策を講じることが可能です。

また、新しいシステムや運用ルールに慣れるには時間がかかることも多いため、段階的に導入することで、担当者の負担を軽減することができるでしょう。

インベントリ管理ツール選びのポイント

インベントリ管理ツール選びのポイントは以下の3つです。

• 　・自社のニーズに合ったツールを選ぶ
• 　・クラウド型とオンプレミス型の違いを理解する
• 　・サポート体制を確認する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

自社のニーズに合ったツールを選ぶ

インベントリ管理ツール選びの1つ目のポイントは、自社のニーズに合ったツールを選ぶことです。

企業の規模や業務の特性に応じて、インベントリ管理ツールで必要とされる機能が異なります。たとえば、中小企業ではコストを重視し、基本的な機能が揃ったシンプルなツールが適しているかもしれません。
一方で、大規模な企業では、複雑な業務プロセスに対応するためのカスタマイズ機能や高度な分析機能が求められることが多いでしょう。

また、運用体制に応じた選定も重要です。たとえば、IT部門がしっかりと整備されている企業では、専門的な管理機能を持つツールを導入することで、より効率的に運用できる可能性があります。
しかし、ITリソースが限られている場合は、使いやすさやサポート体制が充実しているツールを選ぶことで、担当者の負担を軽減することが可能です。

クラウド型とオンプレミス型の違いを理解する

インベントリ管理ツール選びの2つ目のポイントは、クラウド型とオンプレミス型の違いを理解することです。

インターネットを通じてどこからでもアクセスできるクラウド型は、テレワークやリモートワークの普及により利便性が高まっています。初期費用を抑えて、迅速に導入することが可能です。
ただし、クラウド型はサービス提供者のセキュリティ対策に依存するため、データのセキュリティに不安を感じる方もいるかもしれません。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを設置するため、データを自社内で管理することが可能です。自社のポリシーに基づいてセキュリティ対策を施せるため、特に機密情報を扱う企業に向いています。

ただし、初期費用が高く、導入に時間がかかる可能性があります。また、定期的なメンテナンスやアップデートが必要で、IT部門の負担が増えることも考慮しなければなりません。

サポート体制を確認する

インベントリ管理ツール選びの3つ目のポイントは、サポート体制を確認することです。

ツールを導入した後に問題が発生した場合、24時間365日対応のサポートがあると安心して利用できます。また、電話やメール、チャットなど、複数の問い合わせ方法が用意されていると便利です。
さらに、過去の利用者のレビューや評価を調べることで、サポートの質を事前に把握することができるでしょう。

まとめ

今回は、インベントリ管理の概要や導入するメリット、課題、ツールの選び方について解説しました。

インベントリ管理は、企業のIT資産を効率的に活用し、コストを削減する管理手法です。適切なインベントリ管理を行うことで、コスト削減やセキュリティ強化につながります。

本記事で解説したインベントリ管理の注意点やツールの選び方を参考に、より効率的な管理体制を構築しましょう。